Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in diesem Portal im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

3. Zweck und Gegenstand des Portals

Das Patienten-Service-Portal ermöglicht Patientinnen und Patienten sowie bevollmächtigten Angehörigen und rechtlichen Betreuern, Fahrten zu bestellen, den Bearbeitungsstand einzusehen, Dokumente bereitzustellen und ihre Rechnungen abzurufen. Die Verarbeitung dient der Anbahnung und Durchführung der Krankenbeförderung sowie der damit verbundenen Abrechnung.

4. Welche Daten wir verarbeiten

4.1 Kontodaten

Bei der Registrierung und Nutzung des Kontos:

• Anrede, Vorname, Name
• E-Mail-Adresse (zugleich Anmeldename)
• Telefon- und/oder Mobilnummer
• Kontotyp (Patient, Angehöriger, Betreuer)
• verschlüsseltes Passwort (als nicht umkehrbarer Hash)
• Zeitpunkte von Registrierung, E-Mail-Bestätigung und Einwilligung

4.2 Patienten- und Fahrtdaten

• Angaben zur beförderten Person: Anrede, Name, Geburtsdatum, Anschrift
• Krankenkasse bzw. Versicherungsart
• Fahrtdaten: Datum, Uhrzeit, Abhol- und Zielort, Transportart, Fahrtanlass
• Angabe, ob eine ärztliche Verordnung vorliegt

4.3 Gesundheits- und Sozialdaten (besondere Kategorien)

4.4 Hochgeladene Dokumente

Zur Bearbeitung und zum Nachweis der Berechtigung können Dokumente hochgeladen werden, insbesondere ärztliche Verordnungen, Genehmigungen, Vollmachten, Betreuerausweise, Geburtsurkunden sowie – zur einmaligen Prüfung der Bevollmächtigung – der Personalausweis der vertretenen Person.

4.5 Rechnungsdaten

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag
• zugeordnete Fahrten und Belegnummern
• Zahlungsstatus

4.6 Technische Daten

Beim Aufruf des Portals verarbeitet der Server automatisch technisch notwendige Daten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seite), soweit dies für Betrieb und Sicherheit erforderlich ist. Zur Sicherung der Anmeldung werden fehlgeschlagene Anmeldeversuche befristet gespeichert (Schutz vor automatisierten Angriffen).

5. Rechtsgrundlagen

6. Einwilligung und Widerruf

Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht – insbesondere bei den Gesundheitsdaten und bei etwaigen Service-Benachrichtigungen –, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Ein Widerruf der Einwilligung in die Verarbeitung der Gesundheitsdaten kann dazu führen, dass eine Fahrtbestellung über das Portal nicht mehr möglich ist.

7. Empfänger der Daten

Ihre Daten werden innerhalb der Medimobil Fahrservice GmbH nur den Stellen zugänglich gemacht, die sie für die genannten Zwecke benötigen (Disposition, Abrechnung, Administration). Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Durchführung der Beförderung und Abrechnung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist, insbesondere an:

• die zuständige Kranken- bzw. Pflegekasse oder den jeweiligen Kostenträger zur Abrechnung der Fahrt
• Behörden, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht

7.1 Hosting / Auftragsverarbeitung

Das Portal wird bei einem deutschen Hosting-Anbieter betrieben. Mit diesem besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO:

Der E-Mail-Versand des Portals erfolgt über einen eigenen Mailserver der Medimobil Fahrservice GmbH. Weitere Auftragsverarbeiter bestehen nicht.

8. Löschprotokoll und Nachweise

Die Löschung von Dokumenten – insbesondere die automatische Löschung des Personalausweises nach der Freischaltung und die Löschung nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen – wird protokolliert. Das Protokoll enthält Art des Dokuments, Zeitpunkt und Anlass der Löschung, jedoch keine Inhalte. Es dient dem Nachweis, dass Aufbewahrungs- und Löschpflichten eingehalten werden, und ist ausschließlich berechtigten internen Stellen zugänglich.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben. Abrechnungsrelevante Unterlagen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (regelmäßig bis zu zehn Jahre). Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht. Nachweise, die nach ihrem Zweck nicht mehr benötigt werden (z. B. der Personalausweis zur Bevollmächtigungsprüfung), werden unmittelbar gelöscht.

10. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Mitteilung an die unter Ziffer 1 oder 2 genannten Kontaktdaten.

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

12. Datensicherheit

Die Datenübertragung im Portal erfolgt verschlüsselt (TLS). Passwörter werden ausschließlich als nicht umkehrbarer Hash gespeichert. Der Zugang zu personenbezogenen Daten ist auf berechtigte Rollen beschränkt. Hochgeladene Dokumente sind vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

13. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der zur Fahrtbestellung und Abrechnung erforderlichen Daten ist für die Nutzung des Portals notwendig. Ohne diese Angaben kann eine Fahrt nicht über das Portal bestellt und abgerechnet werden.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert oder rechtliche Vorgaben dies erfordern. Es gilt die jeweils auf dem Portal veröffentlichte Fassung.

Stand: 28.07.2026